外国人雇用状況届出の期限と在留期限の管理表（無料Excel）
外国人を雇い入れたときと離職したときは、ハローワークに外国人雇用状況の届出をします。期限は雇用保険の被保険者かどうかで変わります。この表は、雇入れ日・離職日を入れるだけで期限を出し、在留期間の満了日までの日数も並べて、更新の準備が必要な人を見つけやすくします。
外国人雇用の届出・在留期限の管理表の中身（全シート）
ダウンロードできるExcelを、そのまま表示しています。上のタブでシートを切り替えられます。
| 外国人雇用の届出・在留期限の管理表 | ||||||||||||
| 事業所 | 確認する日（基準日） | 管轄のハローワーク：〇〇公共職業安定所 | ||||||||||
| 雇用保険の欄は「被保険者」か「対象外」を入れます。雇入れ・離職の日を入れると、外国人雇用状況届出の期限が出ます（労働施策総合推進法施行規則 第12条：被保険者の雇入れは翌月10日まで、離職は翌日から10日以内。被保険者でない人は、雇入れ・離職とも翌月の末日まで）。日付はExcelの日付で入れてください。 | ||||||||||||
| No. | 氏名 | 国籍・地域 | 在留資格 | 在留期間の満了日 | 雇用保険 | 雇入れ日 | 雇入れの届出期限 | 届出をした日 | 離職日 | 離職の届出期限 | 在留期限まで | 状態 |
| 1 | ||||||||||||
| 2 | ||||||||||||
| （空欄があと8行つづきます） | ||||||||||||
| 雇用保険の被保険者になる人の雇入れ・離職の届出は、雇用保険の資格取得届・喪失届とあわせて出すことで届け出たことになります（同規則 第10条）。在留期限まで90日を切ったら、本人と更新の手続の予定を確かめます。在留カードの確認や、資格外活動の時間の上限など、在留資格ごとの決まりは出入国在留管理庁の案内で確かめてください。 | ||||||||||||
| 外国人雇用の届出・在留期限の管理表 | ||||||||||||
| 事業所 | 株式会社サンプル建設 本社 | 確認する日（基準日） | 2027/02/01 | 管轄のハローワーク：〇〇公共職業安定所 | ||||||||
| 雇用保険の欄は「被保険者」か「対象外」を入れます。雇入れ・離職の日を入れると、外国人雇用状況届出の期限が出ます（労働施策総合推進法施行規則 第12条：被保険者の雇入れは翌月10日まで、離職は翌日から10日以内。被保険者でない人は、雇入れ・離職とも翌月の末日まで）。日付はExcelの日付で入れてください。 | ||||||||||||
| No. | 氏名 | 国籍・地域 | 在留資格 | 在留期間の満了日 | 雇用保険 | 雇入れ日 | 雇入れの届出期限 | 届出をした日 | 離職日 | 離職の届出期限 | 在留期限まで | 状態 |
| 1 | 〇〇 〇〇 | ベトナム | 特定技能1号 | 2027/09/30 | 被保険者 | 2026/10/05 | 2026/11/10 | 2026/11/04 | 241 | 届出済・在留期限OK | ||
| 2 | 〇〇 〇〇 | フィリピン | 特定技能1号 | 2027/03/20 | 被保険者 | 2026/12/01 | 2027/01/10 | 47 | 雇入れの届出を出す | |||
| 3 | 〇〇 〇〇 | インドネシア | 技能実習2号 | 2027/06/30 | 被保険者 | 2025/07/01 | 2025/08/10 | 2025/07/25 | 2027/01/31 | 2027/02/10 | 149 | 離職の届出を出す |
| 4 | 〇〇 〇〇 | ネパール | 留学（資格外活動） | 2027/04/15 | 対象外 | 2027/01/10 | 2027/02/28 | 73 | 雇入れの届出を出す | |||
| 5 | ||||||||||||
| 6 | ||||||||||||
| （空欄があと4行つづきます） | ||||||||||||
| 雇用保険の被保険者になる人の雇入れ・離職の届出は、雇用保険の資格取得届・喪失届とあわせて出すことで届け出たことになります（同規則 第10条）。在留期限まで90日を切ったら、本人と更新の手続の予定を確かめます。在留カードの確認や、資格外活動の時間の上限など、在留資格ごとの決まりは出入国在留管理庁の案内で確かめてください。 | ||||||||||||
| 外国人雇用の届出・在留期限の管理表 | |
| 配布元 | 労務フクロウ（FUKULO／合同会社商陣） https://roumu.fukulo.com/templates/ |
| シート構成 | 「記入用」（空欄の様式）・「記入例」（架空の会社で数字を入れた見本）・「説明」の3枚です。 |
| 使い方 | 事業所と確認する日を入れ、外国人を1人1行で書きます。在留期間の満了日は在留カードで確かめます。雇入れ日・離職日を入れると届出の期限が、届出をした日を入れると状態が変わります。 |
| 判定の付け方 | 離職日が入っていれば「離職の届出を出す」、届出をした日が空欄なら「雇入れの届出を出す」、在留期限までの日数が0より小さければ「在留期限切れ：すぐ確認」、90日以内なら「在留期限まで90日以内：更新の準備」、それ以外は「届出済・在留期限OK」と出します。 |
| 自社に合わせて直すなら | 在留カードの番号や資格外活動の許可の有無も控えたいときは、列を足してください。個人の情報なので、保管する場所と見られる人を決めておきます。 |
| 気をつけること | 日付はExcelの日付で入れてください。届出の方法（窓口・電子申請）と在留資格ごとの決まりは、ハローワークと出入国在留管理庁の案内で確かめてください。 |
| ご利用にあたっての注意 | 無料でお使いいただけます。社内での利用・改変・印刷は自由です。この様式そのものの再配布・販売はご遠慮ください。記入例の会社名・人名・数字はすべて架空です。この様式は社内の確認用で、役所に出す書類の代わりにはなりません。届出や判断は、所轄の労働基準監督署・ハローワーク・年金事務所・地方整備局などの最新の案内でお確かめください。判断に迷うときは、社会保険労務士にご相談ください。 |
| 関係する法令等 | 労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律 第28条（外国人雇用状況の届出）／同法施行規則 第10条（届出事項）・第11条（確認する書類）・第12条（届出の時期） |
| 更新日 | 2026年10月24日 |
| 労務フクロウについて | 建設業の時間外労働の上限・36協定の記入例・一人親方・外国人材（特定技能）の受け入れを、管理表の無料Excelと解説でまとめた専門サイトです。https://roumu.fukulo.com/ |
実際の画面：外国人雇用の届出・在留期限の管理表のExcel。社名・人名は架空です。印刷はA4・余白10mmに合わせてあります。
外国人雇用の届出・在留期限の管理表を使う場面
- 外国人を雇い入れたときに、届出の期限を確かめるとき
- 特定技能・技能実習の作業員の在留期限を一覧で管理したいとき
- 退職した外国人の届出を出し忘れないようにしたいとき
外国人雇用の届出・在留期限の管理表の項目と書き方
| 項目 | 書き方 |
|---|---|
| 届出の期限 | 被保険者の雇入れは翌月10日まで、離職は翌日から10日以内、被保険者でない人は雇入れ・離職とも翌月の末日までを自動で出します。 |
| 在留期限まで | 確認する日から在留期間の満了日までの日数を出します。 |
| 状態 | 届出を出す・離職の届出を出す・在留期限切れ・90日以内・届出済の5つで表示します。 |
外国人雇用の届出・在留期限の管理表を使う前に確かめること
このテンプレートは、労務フクロウが一次資料（法令・国や自治体の手引き）を確かめて作った書式です。提出先（元請・役所）に指定の様式がある場合は、その様式が優先します。記入例の会社名・人名・金額はすべて架空です。作り方と確かめた資料の考え方は編集方針にまとめています。
外国人雇用の届出・在留期限の管理表のよくある質問
外国人雇用状況の届出は、誰が出しますか？
外国人を雇い入れた事業主、または雇用する外国人が離職した事業主です（労働施策総合推進法 第28条）。氏名・在留資格・在留期間などを確かめて届け出ます。
雇用保険に入る外国人は、別に届出が要りますか？
雇用保険の被保険者になる人は、雇用保険の資格取得届・喪失届とあわせて在留資格などを届け出ることで、外国人雇用状況の届出をしたことになります（同法施行規則 第10条）。
特定技能の外国人は、ほかにも届出がありますか？
はい。建設分野では、国土交通大臣への受入報告などがあります。出入国在留管理庁への届出もあるので、それぞれの案内で確かめてください。
建設業の労務・働き方の書類を、無料のExcelでそろえる
労務フクロウでは、建設業の労務・働き方の書類を10種類、記入用・記入例・説明の3シートつきのExcelで配っています。書き方の解説記事とあわせてお使いください。